Casare mărfuri scoase din gestiune

• Contabil – să reflecte realitatea economică și inventarierea;
• Fiscal – deductibilitate la impozit pe profit și tratamentul TVA;
• Mediu / trasabilitate – bunurile devenite deșeuri trebuie gestionate legal, cu evidență și transfer către operator autorizat.

Ce înseamnă „casare” și „scoatere din gestiune” pentru stocuri

În practică, pentru stocuri (mărfuri/produse/materiale), „casarea” înseamnă scoaterea lor din evidența contabilă deoarece:

• au termen de valabilitate expirat / sunt aproape de expirare și nu mai pot fi valorificate,
• sunt degradate calitativ (ambalaj compromis, contaminare, alterare),
• sunt neconforme (rechemări, loturi respinse, produse interzise, etichetare greșită),
• au devenit improprii comercializării din motive de siguranță / conformitate.

Operațiunea trebuie să fie susținută de inventariere și documente justificative, conform regulilor de evidență contabilă și inventariere.

Baza legală esențială

Contabilitate & documente

• Legea contabilității nr. 82/1991 – obligația de a avea documente justificative și registre.
• OMFP 2861/2009 – normele de inventariere (cum constați și documentezi stocurile degradate/lipsă).
• OMFP 1802/2014 – reglementări contabile (principii, recunoașteri, tratament general al stocurilor).
• OMFP 2634/2015 – documente financiar-contabile și circuitul lor stabilit prin proceduri interne.

Fiscal (impozit pe profit & TVA)

• Codul fiscal – art. 25 (cheltuieli deductibile/nedeductibile, inclusiv stocuri degradate/lipsă și condiții).
• Codul fiscal – art. 304 (ajustarea TVA deductibile pentru bunuri distruse/degradate etc., cu condiții de dovadă).

Mediu (când bunurile devin „deșeuri”)

• OUG 92/2021 – responsabilitatea deținătorului și transferul către operator autorizat.
• HG 856/2002 – evidența gestiunii deșeurilor și codurile deșeurilor (încadrarea corectă).

Cele 3 scenarii care schimbă tot: degradat, lipsă, imputabil

Înainte să faci note contabile, stabilește încadrările corecte:

A) Stocuri degradate / expirate (neimputabile)

• Există fizic, dar nu mai pot fi valorificate.
• Cheia este dovada distrugerii/neutralizării și trasabilitatea (mai ales pentru bunuri cu risc).
• Aici, documentarea bună poate susține deductibilitatea și tratamentul TVA.

B) Lipsuri la inventar (dispariții)

• Lipsă fizic în gestiune. Poate deveni imputabil (gestionar, furt etc.) sau neimputabil (calamități etc.).
• De regulă, mai sensibil fiscal.

C) Imputabil

• Există vinovat/recuperare prejudiciu.
• Ai altă logică de documente + înregistrări (debitări/recuperări).

Procedura corectă pas cu pas (model practic)

Pasul 1: Inventariere și constatare

• numești comisia de inventariere (decizie internă),
• identifici stocurile: lot, cantitate, locație, motiv (expirat/degradat/neconform),
• întocmești documente de inventariere/procese-verbale conform normelor.

Pentru produse cu risc (alimentare, cosmetice, chimice, EEE etc.) treci explicit: „interzisă valorificarea / reintrarea în circuitul comercial”.

Pasul 2: Decizia de scoatere din gestiune (aprobarea administratorului)

• referat de la gestiune / calitate / conformitate,
• propunere de casare,
• decizie internă (administrator) cu: motiv, cantități, valoare, metoda de distrugere, responsabil.

Aici îți construiești „povestea auditabilă”: de ce nu se putea vinde și de ce distrugerea e soluția legală.

Pasul 3: Stabilirea traseului: distrugere autorizată (recomandat pentru risc & conformitate)

Dacă bunurile devin deșeuri sau sunt neconforme cu risc de piață, soluția robustă este:

• predare către firma autorizata special pentru operațiuni de distrugere/neutralizare,
• documente de transport/predare,
• certificat / proces-verbal de distrugere + evidențe (poze, cântar, trasabilitate pe lot). Nu către colectori sau reciclatori de deseuri

Asta te ajută simultan:

• la control ANAF (dovada realității),
• la audit (lanț complet),
• la autorități de protecția consumatorului / mediu (non-reintroducere în piață)

Pasul 4: Documentele „minim obligatorii” pe care să le ai în dosar

Un dosar solid (și realist) include:

• Decizie numire comisie inventariere
• Liste inventariere / PV constatare degradare/expirare
• Referat casare + aprobare administrator
• PV de casare / declasare / retragere de la vânzare (intern)
• Contract/Comandă către operator autorizat special pentru operațiuni de (distrugere)
• Aviz de însoțire / document de predare (cu mențiuni de tip „bunuri destinate distrugerii”)
• Cântar (note de cântar) / recepție la operator
• Certificat / PV de distrugere + anexă cantități/loturi
• Trasabilitatea deșeurilor rezultate după distrugere, incadrare deșeu + evidență gestiune deșeuri (după caz)
• Nota contabilă + articole contabile

Foarte important: circuitul documentelor și formularele folosite trebuie să fie în procedurile interne (conform OMFP 2634/2015).

Tratament fiscal: când cheltuiala poate fi deductibilă (și când te expui)

Din perspectiva impozitului pe profit, discuția se duce aproape mereu la art. 25 din Codul fiscal (cheltuieli). În practică, diferența o face:

• neimputabil vs imputabil, și
• dovada distrugerii pentru bunuri degradate calitativ care nu mai pot fi valorificate.

Dacă vrei să fii „audit-proof”, tratează dosarul ca pe o demonstrație:

• ai constatat obiectiv degradarea (inventariere),
• ai decis legal scoaterea,
• ai împiedicat valorificarea,
• ai distrus/neutralizat cu trasabilitate.

TVA: se ajustează sau nu?

Pentru TVA, regula relevantă este ajustarea taxei deductibile în anumite situații. În zona stocurilor degradate/distruse, esențialul este: dacă situația este demonstrată/confirmată corespunzător, în anumite condiții nu ajungi să „pierzi” TVA-ul dedus.

În practică, ce te apără:

• PV inventariere,
• dovada distrugerii,
• documente de predare și trasabilitate.

 Înregistrări contabile uzuale (exemple orientative)

Conturile exacte depind de politica ta contabilă, tipul stocului și modul de evidență (preț de achiziție, cost standard etc.). Mai jos sunt scheme tipice folosite frecvent la mărfuri:

A) Scoatere din gestiune a mărfurilor degradate/expirate

• cheltuială din pierderi / alte cheltuieli de exploatare (în funcție de politicile interne),
• diminuarea stocului de mărfuri.

B) Dacă există și servicii de distrugere (factură de la operator)

• cheltuială cu servicii prestate de terți,
• TVA deductibilă (dacă e cazul),

Recomandare practică: în dosarul de casare, păstrează și logica de calcul: cantități x preț/valoare contabilă, ca să fie ușor de urmărit în audit.

Când apare componenta de „deșeuri”

Un punct important pentru brandul tău: nu vrei confuzie între reciclare și distrugere.

bunurile scoase din gestiune (expirate/neconforme) devin deșeuri sau sunt tratate ca flux controlat, dar destinația lor legală, în multe cazuri, este distrugerea/neutralizarea (nu „reciclarea” ca promisiune de marketing), iar fracțiile rezultate (ambalaje, materiale) pot intra ulterior pe fluxuri autorizate de gestionare, în funcție de natura lor.

Obligațiile de trasabilitate și transfer către operatori autorizați se leagă de regimul deșeurilor.

Checklist rapid „înainte de control”

Dacă bifezi aceste 8 puncte, ești mult peste media pieței:

• Inventariere corectă + comisie (OMFP 2861/2009)
• PV constatare degradare/expirare cu loturi și poze
• Decizie administrator scoatere din gestiune
• Interdicție explicită de valorificare/repunere în piață
• Predare către operator autorizat (distrugere)
• Certificat/PV distrugere cu cantități și trasabilitate
• Evidență deșeuri / coduri unde e cazul (HG 856/2002)
• Note contabile + mapare la dosar (un dosar = o operațiune)

De ce KAPUTT SEKURO 

Când ai mărfuri scoase din gestiune, riscul real nu este doar contabil. Riscul real este să nu poți demonstra că:

• bunurile nu s-au întors în piață,
• au fost distruse ireversibil,
• ai avut trasabilitate pe loturi/cantități.

KAPUTT SEKURO este construit exact pentru această zonă: distrugere controlată, documentație completă, trasabilitate și dovadă de distrugere, astfel încât operațiunea să fie susținută atât contabil/fiscal, cât și din perspectiva conformării.