Casare mijloace fixe

Casarea mijloacelor fizice reprezintă un proces esențial în gestionarea eficientă a bunurilor unei organizații. Fie că vorbim despre echipamente de birou, utilaje industriale sau vehicule, casarea corectă a acestora poate aduce numeroase beneficii, inclusiv economii semnificative și reducerea riscurilor asociate cu deținerea de active învechite sau neutilizabile.

Ce înseamnă casarea mijloacelor fizice

Casarea mijloacelor fizice se referă la eliminarea din uz a bunurilor materiale care nu mai sunt necesare sau funcționale pentru o organizație. Acest proces poate include vânzarea, donarea, reciclarea sau distrugerea acestor bunuri. Scopul principal al casării este de a elibera spațiu și resurse, precum și de a minimiza costurile asociate cu întreținerea și depozitarea bunurilor care nu mai aduc valoare.

Importanța casării mijloacelor fizice

Casarea mijloacelor fizice este importantă din mai multe motive:

1. Eficiență operațională: eliminarea echipamentelor inutile ajută la optimizarea spațiului de lucru și la îmbunătățirea fluxului operațional.
2. Reducerea costurilor: menținerea unor active care nu sunt utilizate poate genera costuri de întreținere și depozitare. Casarea ajută la reducerea acestor cheltuieli.
3. Conformitate legală: respectarea normelor și reglementărilor privind gestionarea deșeurilor și protecția mediului este esențială pentru evitarea amenzilor și a sancțiunilor.
4. Securitatea informațiilor: în cazul echipamentelor IT, casarea corectă asigură distrugerea datelor sensibile și prevenirea scurgerilor de informații.

Procesul de casare a mijloacelor fizice

1. Inventarierea mijloacelor fizice

Primul pas în casare mijloace fizice este realizarea unui inventar complet al bunurilor existente. Acest lucru presupune identificarea și înregistrarea detaliată a fiecărui echipament, utilaj sau vehicul care urmează să fie casat. Inventarul trebuie să includă informații precum starea bunului, valoarea de piață și locația acestuia.

2. Evaluarea și decizia de casare

Odată realizat inventarul, următorul pas este evaluarea fiecărui bun pentru a determina dacă trebuie casat sau nu. Această evaluare trebuie să ia în considerare factori precum:

• Starea tehnică: bunurile care sunt defecte sau care necesită reparații costisitoare ar trebui să fie prioritizate pentru casare.
• Utilitatea: dacă un bun nu mai este necesar pentru activitățile curente ale organizației, acesta poate fi considerat pentru casare.
• Valoarea de piață: unele bunuri pot fi vândute sau donate dacă încă au valoare pe piață.

3. Alegerea metodei de casare

Există mai multe metode de casare a mijloacelor fizice, fiecare cu avantaje și dezavantaje specifice:

• Vânzarea: vânzarea bunurilor casate poate genera venituri suplimentare pentru organizație. Aceasta poate fi realizată prin licitații, vânzări directe sau prin intermediul unor platforme online.
• Donarea: bunurile care încă sunt funcționale pot fi donate unor organizații caritabile sau altor entități care le pot utiliza.
• Reciclarea: pentru echipamentele care nu mai pot fi utilizate, reciclarea reprezintă o opțiune ecologică și responsabilă.
• Distrugerea: în cazurile în care bunurile nu mai au nicio valoare și nu pot fi reciclate, distrugerea acestora este ultima soluție.

4. Documentarea procesului de casare

Documentarea detaliată a procesului de casare este esențială pentru asigurarea trasabilității și conformității legale. Aceasta include întocmirea de rapoarte și procese verbale care să ateste casarea fiecărui bun în parte, precum și metodele utilizate pentru eliminarea acestora.

5. Actualizarea evidențelor contabile

După finalizarea procesului de casare, este important să se actualizeze evidențele contabile ale organizației pentru a reflecta eliminarea bunurilor casate. Aceasta presupune ajustarea valorii contabile și eliminarea acestora din bilanțul contabil.

Beneficiile pentru casarea mijloacelor fizice

Casarea corectă a mijloacelor fizice aduce numeroase beneficii organizațiilor, printre care:

1. Reducerea riscurilor: eliminarea echipamentelor nefuncționale sau învechite reduce riscurile asociate cu utilizarea acestora, cum ar fi accidentele de muncă sau defecțiunile critice.
2. Îmbunătățirea siguranței: casarea echipamentelor IT vechi asigură distrugerea datelor sensibile și protejarea informațiilor confidențiale.
3. Optimizarea resurselor: eliberarea spațiului și resurselor permite o mai bună utilizare a acestora pentru activitățile curente și viitoare ale organizației.
4. Respectarea normelor de mediu: casarea corectă și reciclarea echipamentelor contribuie la protecția mediului prin reducerea deșeurilor și recuperarea materialelor valoroase.

Ce sunt mijloacele fixe din punct de vedere contabil

Mijloacele fixe reprezintă bunuri cu o durată de viață utilă extinsă, utilizate în desfășurarea operațiunilor unei companii. Ele aduc beneficii financiare pe termen lung, având o durată de viață utilă de peste un an, și sunt clasificate ca imobilizări corporale.

Mijloacele fixe prezintă următoarele caracteristici:

• au o durată de viață mai mare de 1 an
• se pot deprecia
• sunt folosite în operațiunile comerciale și aduc beneficii financiare pe termen lung
•  nu sunt destinate vânzării.

Amortizarea contabilă este cea înregistrată pe balanță.

Valoarea mijloacelor fixe

Din punct de vedere fiscal există un plafon care obliga companiile să amortizeze pe o durată stabilită prin lege activele care respectă condițiile de mai sus și au în plus și o valoare de intrare egală sau mai mai mare decât plafonul de 2.500 lei.

Categorii de mijloace fixe

Catalogul de mijloace fixe este un instrument esențial pentru companii, asigurând identificarea și clasificarea corectă a mijloacelor fixe în trei categorii principale: construcții; instalații tehnice, mijloace de transport, animale și plantații; și mobilier, aparatură birotică, sisteme de protecție a valorilor umane și materiale și alte active corporale. De asemenea, catalogul specifică durata normală de funcționare a acestora. Astfel, o companie poate determina perioada de amortizare adecvată pentru fiecare mijloc fix, conform intervalului stabilit în catalog.

Clasificarea unui mijloc fix într-o anumită categorie se realizează de către contabil și administrator, care stabilesc împreună categoria adecvată. În cazul în care administratorul firmei întâmpină dificultăți în clasificarea unui mijloc fix, poate apela la un expert tehnic pentru asistență.

Categoria 1 – Construcții

Această categorie cuprinde construcții industriale, agricole, pentru transporturi marfă și telecomunicații, hidrotehnice, pentru afaceri, comerț, depozitare, locuințe, social-culturale, pentru transportul energiei electrice, apa canalizare, pentru transportul și distribuția petrolului, gazelor, lichidelor industriale, aerului comprimat și termoficare.

Categoria 2 – Instalații tehnice, mijloace de transport, animale și plantații

Categoria include bunuri de natură tehnologică, precum mașinile, utilajele, instalațiile de lucru și instalațiile tehnice, mijloace de transport, dar și animale și plantații.

Categoria 3 – mobilier, aparatură birotică, sisteme de protecție a valorilor umane şi materiale + alte active corporale

Categoria poate include: mobilierul comercial, hotelier, aparatele electrocasnice, etc. Din subcategoria aparatură de birotică pot face parte mașinile de scris, telefonul mobil, casa de marcat, etc.

Cum se face casarea mijloacelor fixe

Din punct de vedere fiscal, casarea este deductibilă dacă părțile componente ale bunului sunt valorificate sau se intenționează valorificarea acestora. De exemplu, mijlocul fix poate fi casat prin oferirea acestuia unui centru de colectare sau vândut la un preț foarte mic. Dacă bunul este aruncat, Codul Fiscal nu permite deducerea eventualelor pierderi legate de valoarea rămasă a mijlocului fix. Casarea se efectuează atunci când utilizarea mijlocului fix nu mai oferă niciun beneficiu economic.

Pentru casarea unui mijloc fix, se întocmește un proces-verbal care atestă faptul că bunul este depreciat și nu mai poate fi utilizat la potențialul inițial. Propunerea motivată pentru scoaterea din funcțiune a unui mijloc fix este realizată de către administrator, gestionar sau alte persoane responsabile cu administrarea patrimoniului companiei. Propunerea de scoatere din funcțiune este supusă avizării comisiei de casare.

Casarea propriu-zisă este realizată de comisia de casare, numită prin decizia conducerii firmei. În acest scop, se întocmește un proces-verbal de casare a bunului în două exemplare, care se înregistrează la compartimentul de evidență contabilă.

Legislația privind amortizarea mijloacelor fixe

Pentru a amortiza un mijloc fix, acesta trebuie achiziționat pe baza unui document justificativ, în special prin factură. Plățile pentru achiziționarea unui mijloc fix se înregistrează în registrul de încasări și plăți, iar evidența acestora se ține cu ajutorul registrului inventar. Cheltuiala cu mijlocul fix se deduce treptat, în conformitate cu durata de funcționare a acestuia.

Amortizarea poate fi abordată din mai multe perspective. Din punct de vedere contabil, conform Ordinului nr. 1802/2014, mijlocul fix trebuie amortizat pe durata de viață a acestuia, respectiv pe perioada în care este disponibil pentru utilizare de către societate. Durata de viață utilă este stabilită de către societate.

Din punct de vedere fiscal, durata de viață se determină în funcție de intervalul de ani stabilit în catalogul privind clasificarea și duratele normale de funcționare a mijloacelor fixe. Conform art. 28 din Codul Fiscal, un mijloc fix amortizabil trebuie să îndeplinească următoarele criterii:

1. Are o durată de utilizare mai mare de un an;
2. Are o valoare de intrare egală sau mai mare de 2.500 RON, conform H.G. nr. 276/2013;
3. Este utilizat în producția de bunuri, poate fi închiriat sau folosit în scopuri administrative.

Legislația privind casarea mijloacelor fixe

• art. 28 din Codul fiscal (Legea nr. 227/2015)
• Instrucţiunea nr. 167/2009 privind scoaterea din funcţiune, valorificarea şi casarea bunurilor în unităţile Ministerului Administraţiei şi Internelor.
• art.7 din Legea contabilității nr.82/1991, republicată, ale art.21 din Legea nr.15/1994 privind amortizarea capitalului imobilizat în active corporale şi necorporale, cu modificările şi completările ulterioare, republicată.
• Proces-Verbal de scoatere din funcțiune a mijloacelor fixe/de declasare a unor bunuri materiale (Cod 14-2-3/aA), din Anexa la OMFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile.

Ajustarea TVA-ului pentru casarea mijloacelor fixe

În cazul casarii mijloacelor fixe nu se impune ajustarea TVA dedusa la achiziția acestora, dacă se face dovada distrugerii. Dacă nu se procedează în acest fel, TVA dedus la achiziție se ajustează potrivit prevederilor art. 305 al Codului fiscal.

Predarea obiectelor casate către o firmă specializată în managementul deșeurilor

Predarea deșeurilor către unitatea de reciclare este supusă taxelor de mediu. Taxa de mediu, reprezentând o contribuție de 3% din veniturile obținute din vânzarea deșeurilor, generate de către persoanele fizice sau juridice, se reține la sursă de către operatorii economici care desfășoară activități de colectare și/sau valorificare a deșeurilor. Acești operatori au obligația de a vira taxa la Fondul pentru mediu, conform art. 9 alin. (1) din OUG 196/2005.

Dovada distrugerii constă în documente care atestă stocul cantitativ-valoric al bunurilor degradate calitativ sau expirate, procesul tehnologic prin care s-a facut distrugerea, precum și listele de inventariere întocmite în conformitate cu OMFP 2861/2009.

De asemenea, este necesar un proces-verbal întocmit de comisia de inventariere care să documenteze degradarea calitativă și propunerea de distrugere a bunurilor. Procesul de distrugere trebuie documentat printr-un proces-verbal specific, însoțit de alte documente relevante, cum ar fi bonul de consum, procesul-verbal de constatare a imposibilității valorificării bunurilor către clienți și documentul care dovedește predarea bunurilor către o companie autorizată pentru servicii de distrugere.