Casare obiecte de inventar

Obiecte de inventar sunt bunurile materiale sau activele tangibile care sunt utilizate în cadrul unei companii pentru desfășurarea activităților sale zilnice. Acestea pot include echipamente, mobilier, computere, aparatură și alte bunuri care au o durată de viață utilă mai mare de un an. Gestionarea corectă a obiectelor de inventar este esențială pentru eficiența operațională și succesul pe termen lung al oricărei organizații.

Importanța gestionării obiectelor de inventar

Gestionarea eficientă a obiectelor de inventar oferă numeroase beneficii unei organizații:

1. Eficiența operațională: Monitorizarea și gestionarea corectă a inventarului asigură disponibilitatea bunurilor necesare pentru desfășurarea activităților.
2. Controlul costurilor: O bună gestionare ajută la evitarea achizițiilor inutile și la reducerea pierderilor prin deteriorare sau furt.
3. Planificarea bugetară: Cunoașterea exactă a valorii și stării obiectelor de inventar facilitează planificarea bugetară și alocarea eficientă a resurselor.
4. Conformitate și audit: O evidență corectă a inventarului este esențială pentru conformitatea cu reglementările legale și pentru pregătirea auditurilor financiare.

Tipuri de obiecte de inventar

Obiectele de inventar pot fi clasificate în mai multe categorii, în funcție de natura și utilizarea acestora:

1. Echipamente și aparatură

Aceasta categorie include toate echipamentele și aparatura utilizată în cadrul activităților zilnice ale companiei, cum ar fi computere, imprimante, scannere, echipamente de producție și alte instrumente specializate.

2. Mobilier

Mobilierul include birouri, scaune, dulapuri, rafturi și alte piese de mobilier necesare pentru crearea unui mediu de lucru funcțional și confortabil.

3. Vehicule

Vehiculele utilizate pentru activitățile companiei, cum ar fi mașinile de serviciu, camioanele de livrare sau alte vehicule comerciale, fac parte din această categorie.

4. Echipamente de siguranță și protecție

Aceasta include toate echipamentele necesare pentru asigurarea siguranței și protecției angajaților, cum ar fi extinctorul, alarmele de incendiu, echipamentele de protecție personală și alte dispozitive de siguranță.

5. Materiale de birou și consumabile

Această categorie cuprinde toate materialele și consumabilele necesare pentru activitățile de birou, cum ar fi hârtia, pixurile, tonerul pentru imprimante și alte produse similare.

Procedura de gestionare a obiectelor de inventar

Evidența obiectelor de inventar este esențială pentru gestionarea eficientă a resurselor unei companii și implică parcurgerea mai multor etape esențiale:

1. Identificarea și catalogarea obiectelor

Prima etapă constă în identificarea și catalogarea tuturor obiectelor de inventar. Toate obiectele de inventar trebuie înregistrate într-un sistem de evidență, fiecare având un număr unic de identificare. Catalogarea detaliilor fiecărui obiect, cum ar fi descrierea, valoarea de achiziție, data achiziției și locația, este esențială pentru urmărirea și gestionarea corectă a acestora.

2. Etichetarea și marcarea

Fiecare obiect de inventar trebuie etichetat și marcat corespunzător pentru a facilita identificarea și urmărirea acestuia. Etichetele pot include coduri de bare, numere de inventar sau alte identificatoare unice. În unele cazuri, obiectele pot fi marcate cu informații suplimentare, cum ar fi numele departamentului care le utilizează sau data la care au fost puse în folosință.

3. Monitorizarea și actualizarea evidenței

Este important să se monitorizeze constant starea și locația obiectelor de inventar și să se actualizeze evidența în cazul unor modificări. Acest lucru ajută la menținerea unei evidențe precise și la prevenirea pierderilor.

4. Auditarea periodică

Realizarea unor audituri periodice ale inventarului este esențială pentru a verifica corectitudinea evidenței și pentru a identifica eventualele discrepanțe sau probleme. Orice schimbare în starea sau locația unui obiect trebuie actualizată imediat în sistemul de evidență, inclusiv transferul între departamente, repararea sau casarea obiectelor.

5. Casarea și eliminarea obiectelor uzate

Obiectele de inventar care nu mai sunt utilizabile trebuie casate și eliminate corespunzător. Acest proces implică evaluarea stării obiectelor, obținerea aprobărilor necesare și documentarea procesului de casare.

Tehnologii pentru gestionarea obiectelor de inventar

Utilizarea tehnologiilor moderne poate simplifica și eficientiza procesul de gestionare a obiectelor de inventar. Iată câteva exemple de tehnologii utile:

1. Software de gestionare a inventarului

Există numeroase software-uri specializate care permit monitorizarea și gestionarea eficientă a obiectelor de inventar. Acestea oferă funcționalități precum evidența detaliată, urmărirea în timp real, rapoarte și analize.

2. Coduri de bare și RFID

Utilizarea codurilor de bare și a tehnologiei RFID (Radio Frequency Identification) permite identificarea rapidă și precisă a obiectelor de inventar. Aceste tehnologii simplifică procesul de etichetare și urmărire.

3. Sisteme de management al depozitului

Sistemele de management al depozitului (WMS – Warehouse Management Systems) sunt soluții avansate care optimizează gestionarea spațiului de depozitare și a fluxului de bunuri în cadrul unui depozit.

Conturi contabile obiecte de inventar

Din punct de vedere al reglementărilor contabile aprobate prin OMFP nr.1802/2014, cu modificările și completarile ulterioare, evidența materialelor de natura obiectelor de inventar (intrarea, existența, uzura, iesirea etc.) se ține cu ajutorul contului 303.

Atunci când sunt înregistrate în contabilitate, obiectele de inventar se regăsesc în următoarele conturi:

• 303 Materiale de natura obiectelor de inventar – cont în care se înregistrează achiziția acestora;
• 323 Materiale de natura obiectelor de inventar în curs de aprovizionare;
• 603 Cheltuieli privind materialele de natura obiectelor de inventar – cont în care este înregistrată darea în folosință;
• 8035 Stocuri de natura obiectelor de inventar date în folosință – înregistrare extracontabilă, utilă cu ocazia inventarierii patrimoniului.

Sumele pot fi înregistrate extracontabil în contul 8035 – stocuri de natura obiectelor de inventar date în folosință, iar această înregistrare este utilă în timpul inventarierii patrimoniului, deoarece oferă o evidență clară a obiectelor de inventar utilizate de-a lungul timpului, constituind o bază esențială pentru verificarea acestora.

Obiecte de inventar vs mijloace fixe

Mijloacele fixe sunt bunuri deținute de o companie pentru o perioadă mai mare de un an, care generează beneficii economice viitoare. Acestea sunt utilizate în procesul de producție, prestare de servicii, închiriate terților sau folosite în scopuri administrative.

• obiectele de inventar sunt deținute pentru o perioadă mai mică de un an, în timp ce mijloacele fixe sunt deținute pentru mai mult de un an.
• obiectele de inventar au o valoare sub 2500 RON, în timp ce mijloacele fixe au o valoare mai mare.
• obiectele de inventar nu se amortizează, în timp ce majoritatea mijloacelor fixe se amortizează.

Exemple de obiecte de inventar

Printre cele mai comune obiecte de inventar se numără:

• Echipamente de birotică;
• Echipamente de muncă;
• Echipamente de protecție;
• Articole de mic mobilier;
• Ambalaje utilizate în interiorul unității;
• Matrițe folosite pentru fabricarea anumitor produse și alte obiecte similare.

Lista obiectelor de inventar

Documentul prin care se ține evidența obiectelor de inventar până la momentul scoaterii lor din uz se întocmește  și se arhivează în cadrul departamentului financiar-contabil.

Această listă include informații importante despre stocurile intrate în gestiune, precum:

• data achiziției obiectelor de inventar;
• data la care acestea au fost date în folosință;
• valoarea obiectelor de inventar;
• obiectele de inventar care au fost scoase din evidență;
• obiectele de inventar care nu au fost date în folosință;
• factura de achiziție și NIR-ul (nota de recepție și constatare diferențe);
• fișa de magazie – pentru evidența operativă a stocurilor;
• fișa de magazie a materialelor de natura obiectelor de inventar date în folosință;
• bonul de consum –  stă la baza înregistrării ieșirilor din gestiune.

Casarea obiectelor de inventar

Procesul de casare al obiectelor de inventar date în folosință se realizează pe baza propunerilor unei comisii de inventariere, în urma hotărârii organelor de conducere care au aceste competențe (în concordanță cu actul constitutive al fiecărei companii). Ulterior se întocmește un „Proces-verbal de scoatere din funcțiune/de declasare a unor bunuri materiale”. Din punct de vedere contabil, în baza procesului verbal de casare se face creditarea contului 8035.

Legislația privind casarea obiectelor de inventar

• art. 28 din Codul fiscal (Legea nr. 227/2015)
• Instrucţiunea nr. 167/2009 privind scoaterea din funcţiune, valorificarea şi casarea bunurilor în unităţile Ministerului Administraţiei şi Internelor.
• art.7 din Legea contabilității nr.82/1991, republicată, ale art.21 din Legea nr.15/1994 privind amortizarea capitalului imobilizat în active corporale şi necorporale, cu modificările şi completările ulterioare, republicată.
• Casarea obiectelor de inventar se efectuează în urma operațiunii de inventariere, pe baza propunerilor comisiei de inventariere întocmită conform Ordinului 2861/2009.
• Proces-Verbal de scoatere din funcțiune a mijloacelor fixe/de declasare a unor bunuri materiale (Cod 14-2-3/aA), din Anexa la OMFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile.

Ajustarea TVA-ului pentru casarea obiectelor de inventar

În cazul casarii obiectelor de inventar nu se impune ajustarea TVA dedusa la achiziția acestora, dacă se face dovada distrugerii. Dacă nu se procedează în acest fel, TVA dedus la achiziție se ajustează potrivit prevederilor art. 305 al Codului fiscal.

Predarea obiectelor casate către o firmă specializată în managementul deșeurilor

Predarea deșeurilor către unitatea de reciclare este supusă taxelor de mediu. Taxa de mediu, reprezentând o contribuție de 3% din veniturile obținute din vânzarea deșeurilor, generate de către persoanele fizice sau juridice, se reține la sursă de către operatorii economici care desfășoară activități de colectare și/sau valorificare a deșeurilor. Acești operatori au obligația de a vira taxa la Fondul pentru mediu, conform art. 9 alin. (1) din OUG 196/2005.

Dovada distrugerii constă în documente care atestă stocul cantitativ-valoric al bunurilor degradate calitativ sau expirate, procesul tehnologic prin care s-a facut distrugerea, precum și listele de inventariere întocmite în conformitate cu OMFP 2861/2009.

De asemenea, este necesar un proces-verbal întocmit de comisia de inventariere care să documenteze degradarea calitativă și propunerea de distrugere a bunurilor. Procesul de distrugere trebuie documentat printr-un proces-verbal specific, însoțit de alte documente relevante, cum ar fi bonul de consum, procesul-verbal de constatare a imposibilității valorificării bunurilor către clienți și documentul care dovedește predarea bunurilor către o companie autorizată pentru servicii de distrugere.