De ce este importantă distrugerea legală a produselor?

În ultimii ani, tot mai multe companii din România se confruntă cu necesitatea distrugerii controlate a produselor expirate, deteriorate, neconforme, retrase de pe piață sau scoase din gestiune.

Aceste situații apar frecvent în domenii precum: retail, FMCG, cosmetice expirate/neconforme, farmaceutic, electronice și IT, textile, automotive, produse promoționale, echipamente industriale, produse retrase de la vânzare, loturi cu defecte, produse contrafăcute, țigări confiscate, produse cosmetice expirate,echipamente scoase din uz, materiale promoționale,produse cu ambalaje greșite sau branding vechi, bunuri cu defecte sau retururi, etc

Dincolo de simpla eliminare fizică a produselor, procesul implică obligații fiscale, obligații de mediu, gestiunea deseurilor, trasabilitate, protecția brandului, securitatea informațiilor,conformitate contabilă și juridică.

Tocmai de aceea, distrugerea produselor nu poate fi tratată ca o simplă operațiune de reciclare sau transport de deșeuri.

Ce spune legislația despre distrugerea produselor și casarea stocurilor?

În România, operațiunile de distrugere și eliminare trebuie realizate conform:

• OUG nr. 92/2021 privind regimul deșeurilor;
• Codului Fiscal;
• normelor ANAF privind deductibilitatea cheltuielilor;
• legislației privind trasabilitatea deșeurilor;
• legislației ADR pentru transportul deșeurilor periculoase;
• autorizațiilor de mediu pentru operatiuni de distrugere ireversibila ( nu pentru salubritate, colectare, reciclare sau tratare deseuri)

Foarte important, nu orice societate de reciclare are dreptul legal să efectueze operațiuni de distrugere sau casare.

Diferența dintre reciclare și distrugere autorizată

Datorita implicarii insuficiente a factorilor fiscali ( contabili, ANAF, VAMA), dar si a lipsei legislatiei unitare, multe companii confundă colectarea deșeurilor, reciclarea, neutralizarea, distrugerea securizată, casarea controlată.

Legislația face diferențe clare între aceste activități, astfel o companie care colectează sau reciclează anumite categorii de deșeuri:

–NU este automat autorizată pentru distrugere;

–NU poate emite întotdeauna documente valide pentru scoaterea din gestiune;

–NU poate garanta distrugerea completă a produselor sau a brandului;

–NU poate desfășura operațiuni în afara ariei teritoriale ( judet) autorizate, decat daca este autorizata la nivel national.

Atenție la autorizațiile limitate județean

Una dintre cele mai frecvente erori este colaborarea cu operatori autorizați doar județean.( in autorizatia emisa de catre APM – DJM , nu apara la nivel national )

Conform legislației de mediu ( OM nr. 1798/2007) și prevederilor din autorizațiile de mediu, anumite activități pot fi limitate teritorial, operatorii fără autorizații naționale nu pot desfășura legal operațiuni în alte județe, iar transportul și preluarea produselor/deșeurilor în afara ariei autorizate pot genera riscuri majore pentru beneficiar.

Pentru companiile cu puncte de lucru multiple la nivel național, acest aspect este extrem de important în cazul casărilor de stocuri, distrugerii produselor, retragerilor de pe piață, campaniilor de rebranding;, distrugerii produselor contrafăcute sau eliminării produselor expirate.

Un subiect esențial pentru departamentele financiare și contabile este deductibilitatea cheltuielilor generate de distrugerea produselor.

Conform prevederilor din Codul Fiscal al României și normelor metodologice:

• cheltuielile cu distrugerea pot fi deductibile fiscal;
• scoaterea din gestiune trebuie justificată documentar;
• trebuie demonstrată imposibilitatea valorificării economice;
• procesul trebuie realizat legal și documentat complet.

În practică, ANAF solicită : Aviz exepditie , documente de predare, formulare de încărcare-descărcare, procese verbale pentru motivele casarii, certificate de distrugere, documente de trasabilitate deseuri rezultate in urma distrugerii si dovezi privind operatorul autorizat.

Un alt aspect critic este ajustarea TVA.În anumite situații, conform Codului Fiscal:

• TVA dedus inițial poate necesita ajustare;
• însă există excepții atunci când distrugerea este justificată legal și documentată corespunzător.

De aceea, companiile trebuie să poată demonstra caracterul real al distrugerii, imposibilitatea utilizării comerciale, distrugere efectivă a produselor, existența documentelor justificative si utilizarea unui operator autorizat.

Lipsa documentelor sau colaborarea cu operatori neautorizați poate conduce la refuzul deductibilității, ajustări TVA, recalculări fiscale, penalități și accesorii, precum si riscuri reputaționale.

Ce documente trebuie să primiți după distrugere?

Un proces corect de distrugere trebuie să includă:

1. contract de prestări servicii;
2. avize de transport;
3. proces verbal de distrugere;
4. certificat de distrugere;
5. evidență trasabilitate;
6. fotografii sau înregistrări video (la cerere);
7. documente ADR pentru deșeuri periculoase;
8. rapoarte de neutralizare/eliminare.

Pentru companiile internaționale sau auditate ESG, pot exista suplimentar:

1. lanț de custodie;
2. trasabilitate completă;
3. proceduri NDA;
4. audit trail;
5. martori ai beneficiarului;
6. distrugere securizată sub supraveghere.

Cum alegi corect o companie de distrugere?

Înainte de colaborare, verificați:

1. dacă operatorul este autorizat special pentru distrugere/casare;
2. dacă autorizația permite operare națională;
3. dacă deține codurile de deșeuri  ce vor rezulta dupa operatiunile de distrugere;
4. dacă poate emite documente complete pentru ANAF;
5. dacă are trasabilitate și proceduri de securitate;
6. dacă poate gestiona produse periculoase sau ADR;
7. dacă poate asigura distrugere confidențială si ireversibila;
8. dacă poate furniza certificate de distrugere și dovezi operaționale.

Într-un context în care controalele fiscale, cerințele ESG și protecția brandului devin tot mai importante, alegerea unui partener specializat nu mai este doar o opțiune comercială, ci o măsură esențială de management al riscului.